Hallazgos de Auditoria

Concepto

Los hallazgos representan una situación o hecho juzgado a la luz de la comparación con los criterios técnicos.

Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.

Acto, hecho u omisión contrario a una disposición legal.

Se debe explicar el modo en que se obtuvieron e interpretaron los datos:

      Metodología:

·         General

·         Procedimientos de investigación específicos

      Tiempo y extensión del estudio

      Naturaleza y número de los escenarios

      Diseño de la investigación

      El encuadre mental del investigar

·         Cuál fue su propósito original

      Las relaciones con los informantes

      El control de los datos

Sugerencias

Incluye:

      Información necesaria

      Barreras que impidan la redacción eficiente

·         Desconocimiento del asunto o falta de información

·         Hábitos o actitudes

·         Limitación de tiempo

      Atributos y clasificación de los hallazgos

Atributos de los hallazgos

      Titulo

      Situación o condición

·         Es la descripción de la situación observada

      Criterio

·         Norma utilizada para evaluar la situación o condición, debe de ser especifica al asunto señalado

      Causa

·         Razón de incumplimiento 

      Efecto

·       Al exponer las deficiencias encontradas en el desarrollo de la auditoría, es conveniente indicar qué consecuencias puede traer a la organización si no se corrigen tales situaciones. La forma de exponerlas, induce a los usuarios del informe a tomar las acciones correctivas lo más pronto posible.

      Recomendación

·         Propósito:

Ø  Mejorar las operaciones de la unidad

Ø  Indicar que se cumpla con las recomendaciones de auditoria anteriores

·         Debe ser:

Ø  Específicas, claras y precisas

Ø  Ser practicas costo / beneficio

Ø  Dirigir al funcionario con autoridad para resolver o implementar la recomendación

Clasificación de los hallazgos

      Conforme: cumple requisitos

      No conforme: incumplimiento con los requisitos

      Observación: a un aspecto

Evidencia

      Evidencia documental

      Evidencia física

      Evidencia testimonial

      Evidencia analítica

      Evidencia informática

Ejecución

      Ubicación

      Descriptiva

      Evidencia

      Referencia

      Observación positiva

      Observación de oportunidad de mejora

No conformidad

      Menores

      Mayores

Manifestaciones Escritas

NIA 580

La NIA 580 se refiere a la responsabilidad que tiene el auditor para obtener declaraciones escritas de la administración o encargados del gobierno corporativo durante la auditoria de estados financieros. Las declaraciones escritas son información que el auditor requiere de la entidad, y que puede utilizar para soportar la evidencia de auditoria. Estas declaraciones escritas deben ser dirigidas en cartas de representación al auditor por la administración. Además estas deben ser de fechas cercanas pero no posteriores al dictamen del auditor de los estados financieros.

Es importante que estas declaraciones se presenten de manera escrita ya que con esto reduce las posibilidades de que hayan malos entendidos entre la administración o el gobierno corporativo de la entidad y el auditor. La comunicación entre estos es muy importante ya que pueden existir problemas que tienen importancia relativa y que pueden afectar la razonabilidad de los estados financieros de manera directa y es a partir de estas comunicaciones donde se pueden hacer evidentes y de la misma manera intervenir adecuadamente sobre ellos.

Es claro que el hecho que el auditor cuente con las declaraciones escritas no garantiza que proporcionen evidencia por si solas, estas son parte esencial en el desarrollo de la auditoria de estados financieros y le permiten al auditor argumentar su opinión, además como una evidencia de auditoria

El objetivo del auditor es obtener las declaraciones escritas de la administración y del gobierno corporativo, manifestándose así que se cumple responsablemente con la elaboración de los estados financieros de manera apropiada y con la integridad de la información proporcionada al auditor, además de corroborar información y evidencias importantes de auditoria en los estados financieros. Asimismo el auditor debe responder las declaraciones escritas de la administración o encargados del gobierno corporativo cuando sea pertinente.

Administración a la que se le solicita declaraciones escritas

El auditor deberá solicitar declaraciones escritas a los encargados de la elaboración de los estados financieros, ya sea la administración o los encargados del gobierno corporativo, quienes tienen responsabilidades por la manera como están descritos y plasmados los estados financieros y deben tener pleno conocimiento de asuntos relacionados.

Declaraciones escritas sobre las responsabilidades de la administración

El auditor debe solicitarle a la administración que le proporcione una declaración escrita en la cual se manifiesta claramente que ha cumplido con su responsabilidad de la realización de los estados financieros, estos descritos de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable. Asimismo la administración debe manifestar mediante una declaración escrita que le ha dado o no al auditor toda información relevante y acceso, y si todas las transacciones están registradas en los estados financieros, así como se expone en los términos de trabajo puntualizados en el proceso de auditoría. 

Otras declaraciones escritas

Si el auditor necesita en cierto momento que le proporcionen otras declaraciones escritas por parte de la administración para corroborar otra evidencia de auditoria importante para los estados financieros, deberá solicitar esas declaraciones escritas para apoyar el proceso de auditoría de manera pertinente y apropiada.

Fecha de y periodo cubierto por declaraciones escritas

La fecha de las declaraciones escritas debe ser cercana a la fecha del dictamen del auditor. En la práctica es recomendable que tenga la misma fecha del dictamen. No es recomendable que sea posterior.

Forma de declaraciones escritas

Las declaraciones escritas deberán estar en forma de una carta de representación dirigida al auditor y con las características requeridas por las normas y regulaciones pertinentes.

Duda sobre la confiabilidad de las declaraciones escritas y declaraciones escritas solicitadas, no proporcionadas

Si el auditor encuentra inconvenientes que pongan en duda la confiabilidad de las declaraciones escritas con relación a la competencia, integridad, valores éticos o diligencias de la administración, procederá a resolver dichas preocupaciones con la realización de procedimientos de auditoria y si definitivamente concluye que las declaraciones no son confiables deberá comenzar con acciones apropiadas como evaluar el posible efecto en las representaciones y evidencia durante la auditoria, y que tendría para la opinión en el dictamen del auditor.

Cuando la administración no proporciona las declaraciones solicitadas, el auditor debe discutir el tema con la administración y revaluar su integridad y la confiabilidad de las representaciones, y establecer las acciones a seguir teniendo en cuenta el efecto que habrá sobre el dictamen del auditor, o determinar abstención de opinión sobre los estados financieros, cuando sea pertinente.

Confirmaciones Externas

NIA 505

La NIA 505 trata del uso de procedimientos de confirmación externa que debe hacer el auditor para obtener evidencia de auditoria acorde a las normas internacionales de auditoria 330 y 500.

De acuerdo con la NIA 505, el auditor debe diseñar e implementar procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoria relevante y confiable. Esta evidencia en forma de confirmaciones externas puede ser más confiable que la evidencia generada internamente en la entidad y permite obtener un alto nivel de confiabilidad y seguridad que requiere el auditor para responder a los riesgos significativos debidos a fraude o error.

El objetivo del auditor es diseñar e implementar procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoria relevante y confiable.

Procedimientos de confirmación externa

Los procedimientos de confirmación externa usualmente se utilizan para confirmar o solicitar información referente a saldo de cuentas, términos de acuerdos, contratos o transacciones. Cuando el auditor decide usar procedimientos de confirmación externa debe mantener el control sobre las solicitudes de confirmación externa teniendo en cuenta que se va a confirmar o solicitar, la selección de la parte confirmante y que las solicitudes se dirijan apropiadamente para que las respuestas sean directas al auditor.

La solicitud debe incluir las aseveraciones que se tratan, riesgos significativos específicos, planteamiento y presentación de la solicitud, experiencia previa en la auditoria, método de comunicación, autorización de la administración y capacidad de la parte confirmante para proporcionar la información solicitada.

Entonces, el auditor debe llevar un seguimiento de la solicitud, y si es el caso de que no se ha recibido respuesta enviar una solicitud adicional.

Negativa de la administración a permitir que el auditor envié una solicitud de confirmación

Cuando la administración se niega a permitir que el auditor envié una confirmación externa, esta deberá explicar sus razones y el auditor investigar sobre la validez de dichas razones, debido a que la administración está limitando el trabajo de auditoria para obtener evidencia. De la misma manera el auditor deberá evaluar las implicaciones que tiene la negativa de la administración para la evaluación de los riesgos y la auditoria.

Como consecuencia de esa negativa el auditor debe diseñar e implementar procedimientos de auditoria alternos para obtener evidencia relevante y confiable. Cuando esto no es posible o la negativa de la administración no es razonable, el auditor deberá comunicarse con los encargados del gobierno corporativo y determinar las implicaciones para la auditoria y su dictamen. 

Resultados de los procedimientos de confirmación externa

Aunque se obtenga evidencia de en fuentes externas, siempre existen circunstancias que puedan alterar la confiabilidad de la evidencia, ya que puede existir intercepción, alteración o fraude. Si el auditor identifica factores que le generen dudas sobre la confiabilidad de la respuesta a una solicitud de confirmación externa, el auditor debe obtener mayor evidencia que le permita solucionar sus dudas. Si luego de obtener dicha evidencia, el auditor determina que la respuesta a la solicitud no es confiable, debe evaluar las implicaciones sobre la evaluación de los riesgos significativos. De la misma manera cuando no hay respuesta a la solicitud de confirmación, el auditor debe obtener evidencia a través de procedimientos alternativos; y cuando hay excepciones, debe investigar para determinar si las excepciones indican representación errónea.

Confirmaciones negativas

Las confirmaciones negativas son menos persuasivas que las positivas, por lo tanto el auditor no deberá usarlas como único procedimiento sustantivo de auditoria para tratar un riesgo a nivel aseveración, a menos que se haya evaluado el riesgo significativo como bajo y que se haya obtenido suficiente evidencia respecto a la efectividad operaria de los controles, se espera una baja tasa de excepciones y el auditor no tiene conocimiento de circunstancias que hagan que las solicitudes de confirmación sean desechadas.

Evaluación de la evidencia obtenida

Una vez implementados los procedimientos de confirmación externa, el auditor debe evaluar los resultados y si la evidencia es relevante y confiable, o si es necesaria mayor evidencia de auditoria. Entonces, el auditor puede clasificar los resultados en respuesta de la parte confirmante indicando acuerdo o proporcionando la información solicitada, respuesta no confiable, no respuesta y excepción.

Comunicación con Los Responsables del Gobierno de La Entidad

NIA 260

Esta NIA trata de la responsabilidad que tiene el auditor de comunicarse con los responsables del gobierno de la entidad en una auditoría de estados financieros. Esta NIA se centra principalmente en las comunicaciones del auditor a los responsables del gobierno de la entidad.

Sin embargo, una comunicación recíproca eficaz es importante para facilitar: 

      Al auditor y a los responsables del gobierno de la entidad la comprensión de los asuntos relacionados con la auditoría en su contexto, y el desarrollo de una relación de trabajo  constructiva. Esta relación debe desarrollarse manteniendo la independencia y objetividad del auditor

      Al auditor, la obtención de los responsables del gobierno de la entidad de la información necesaria para la realización de la auditoría. Por ejemplo, los responsables del gobierno de la  entidad pueden facilitar al auditor el conocimiento de la entidad y su entorno, y la identificación de las fuentes adecuadas de evidencia de auditoría, así como proporcionarle información sobre transacciones o hechos específicos.

  A los responsables del gobierno de la entidad el cumplimiento de su responsabilidad de supervisar el proceso de información financiera, reduciendo así los riesgos de incorrección material en los estados financieros.

Los objetivos que debe de alcanzar el auditor en esta NIA son los siguientes:

      La comunicación clara a los responsables del gobierno de la entidad de las responsabilidades del auditor en relación con la auditoría de estados financieros, así como una descripción general del alcance y del momento de realización de la auditoría planificados.

      La obtención de los responsables del gobierno de la entidad de la información necesaria para la auditoría.

      La comunicación oportuna a los responsables del gobierno de la entidad de los hechos observados que sean significativos y relevantes en relación con su responsabilidad de supervisión del proceso de información financiera.

      El fomento de una comunicación eficaz recíproca entre el auditor y los responsables del gobierno de la entidad. 

Responsables del gobierno de la entidad

Es la persona o personas u organizaciones con responsabilidad en la supervisión de la dirección estratégica de la entidad y con obligaciones relacionadas con la rendición de cuentas de la entidad. Ello incluye la supervisión del proceso de información financiera. 

Dirección

Persona o personas con responsabilidad ejecutiva para dirigir las operaciones de la entidad.

Asuntos que deben de comunicarse

      Responsabilidad del auditor

·         Carta compromiso.

·         Emitir su opinión de conformidad con NIA´s y lo que conlleva.

·         Obligaciones legales de comunicar situaciones particulares a entidades supervisoras o dar información requerida.

 Alcance y oportunidad planeados para auditaría

      Enfoque que se le dará al control interno.

      Relevancia de la información que está afectada por su naturaleza.

      Importancia relativa, la omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas.

      La importancia relativa depende de la cuantía.

      Forma en que se aplicara el concepto de naturalidad.

Hallazgos significativos de la auditoría

      Relacionados con las políticas de contabilidad y estimaciones.

      Dificultades encontradas durante la auditoría.

      Aspectos significativos discutidos con la gerencia.

      Otros (Errores encontrados que sean significativos).

Establecer el proceso de comunicación

El auditor comunicará a los responsables del gobierno de la entidad la forma, el momento y el contenido general previsto para las comunicaciones.

Comunicación con terceros

Formas de comunicación

      Escritas.

      Detalladas.

      Estructuradas.

      Verbales.

Oportunidad de la comunicación

      Inicio de la auditoría.

      Inmediatas.

      Conforme lo requiera una norma legal.

      En reuniones periódicas.