Informes de Auditoria

Principios  básicos de redacción

Ordenamiento

Elegir un esquema o diseño adecuado y mantenerlo, organizar los párrafos mantenidos para una mejor comprensión del lector.

Las palabras

      Asegurarse de su significado

      Omitir palabras innecesarias

      Elegir términos claros y sencillos

      Evitar la jerga técnica innecesaria

      No utilizar frases de tipo “Clisé”

      Utilizar palabras concretas

      Evitar las frases rebuscadas

Las oraciones

      Preferir las proposiciones cortas

      Emplear los adjetivos con cuidado

      Controlar la correcta ubicación de los signos de puntuación

      Colocar el énfasis en la primera o última parte de la oración

      Descartar el uso de signos de exclamación o interrogación

      Agrupar las expresiones de igual sentido

      Evitar el empleo de oraciones negativas innecesarias, de expresiones ambiguas

Nexos gramaticales

      Nexos gramaticales o conectores

      Nexos gramaticales causa (por esta razón, porque, por lo antedicho)

      Nexos gramaticales consecuencia (por lo tanto, por lo antes dicho)

Los párrafos

      Pautas

      Construir párrafos

Defectos que deben de evitarse en la redacción

      Exageración

      Uso de palabras emocionales

      Indefinición

Estándares de calidad de informes

      Directo

      Apropiado

      Persuasivo

      Constructivo

      Atractivo

      Oportuno

Estándares en auditoria administrativa

      Directo

·         Las conclusiones al principio

      Sucinto

·         Detalle limitado

·         Utilizar un estilo conciso

·         Seleccionar los ítems de mayor importancia

      Apropiado

·         Considerar los intereses de los destinatarios

·         Seleccionar el tono de escritura adecuada

      Persuasivo

·         Respaldar las conclusiones en forma terminante

·         Incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las observaciones

      Constructivo

·         Balancear lo positivo y lo negativo

·         Incluir las causas de los problemas (no solo los síntomas)

·         Orientado a los resultados

·         Atractivo

·         Oportuno

ü  Presentación inmediata

ü  De ser aplicado, anticipar un informe parcial

ü  Definir estándares de tiempo y respetarlos estrictamente

Como atraer la atención del destinatario

      Considerar el rol del destinatario

      Fijar la conclusión directamente

      Diseñar aperturas para guiar al lector

      Escribir correctamente y en forma descriptiva

Uso de tabla, gráficos y anexos

Se requieren dos reglas de carácter general:

      El texto escrito debe de poder leerse independientemente de las tablas, gráficos y anexos.

      Cada tabla o gráfico presentara una sola idea con el objeto de permitir una rápida y clara comprensión de su contenido e importancia.

Revisión final

En la medida de los tiempos de emisión lo permite, se aconseja dejar pasar un “tiempo”, después de haber terminado la redacción del informe para revisarlo.